مهندسي مجدد چيست؟

      هر سازمان يا شرکت يک نهاد اجتماعي است که مبتني بر هدف بوده و داراي سيستم هاي فعال و هماهنگ است و با محيط خارجي ارتباط دارد. در گذشته، هنگامي که محيط نسبتاً با ثبات بود بيشتر سازمان ها براي بهره برداري از فرصت هاي پيش آمده به تغييرات تدريجي و اندک اکتفا مي کردند اما با گذشت زمان، در سراسر دنيا سازمان ها دريافتند که تنها تغييرات تدريجي راهگشاي مشکلات کنوني آنان نيست وگاهي براي بقاي سازمان لازم است تغييراتي به صورتي اساسي و زير بنايي در سازمان ايجاد شود. امروزه در سراسر دنيا اين تغييرات انقلابي را با نام مهندسي مجدد مي شناسند مهندسي مجدد (BPR ) روندي است که در آن وظيفه هاي فعلي سازمان جاي خود را به فرايندهاي اصلي کسب و کار عوض کرده و بنابراين، سازمان از حالت وظيفه گرايي به سوي فرايند محوري حرکت مي کند. همين امر موجب سرعت بخشيدن به روند کسب و کار و کاهش هزينه ها و در نتيجه رقابتي تر شدن سازمان مي گردد.

    مهندسي مجدد يعني آغازي دوباره، فرصتي ديگر براي بازسازي فرايندها و دوباره سازي روش هاي کار. مهندسي دوباره به معناي کنار گذاشتن بخش بزرگي از دانش و يافته هاي صد سال اخير مديريت صنعتي و شکستن فرضيات و قواعد قبول شده داخل سازمان است. در اين رويکرد، روش انجام کار در دوره توليد انبوه و عنوان هاي کهن و ترتيبات سازماني گذشته همچون بخش بندي اداره، شرح وظايف، و استانداردسازي از اهميت مي افتند، آنها ساخته دوره اي هستند که ديگر سپري شده است. اساس مهندسي مجدد بر بررسيهاي مرحله اي و حذف مقررات کهنه و تصورات بنيادي استوار است که زمينه ساز عملکرد کسب و کار کنوني اند. اکثر شرکتها انباشته از مقررات نانوشته اي هستند که از دهه هاي پيشين بر جا مانده اند. اين مقررات بر پايه فرضهايي درباره فناوري، کارمندان و اهداف سازمان بوجود آمده اند که ديگر کاربردي ندارند، تا هنگامي که اين شرکتها اين مقررات را از سر خود باز نکنند هر گونه بازسازي و نوسازي بي تأثير بوده و همانند گردگيري ميز و صندليها در ساختمانهاي ويرانه خواهد بود.

    مهندسي مجدد عبارت است: از باز انديشي بنيادين و ريشه اي فرايندها براي دستيابي به پيشرفتي شگفت انگيز در معيارهايي حساسي چون کيفيت و سرعت خدمات اگر تنها يک سرانجام غيرقابل قبول وجود داشته باشد آن است که همه شرکتها و سازمانها و از جمله دولتها امروزه ناچارند که خود را از نو تعريف کنند. نيروهاي زير بنايي نقش آفرين کنوني روشن تر از آن هستند که دست از آينده بردارند. سازمانهاي تازه، شرکتهايي خواهند بود که به طور مشخص براي بهره برداري براي جهان امروز و فردا طراحي مي شوند و نهادهايي نيستند که از يک دوران اوليه و با شکوه که ربطي به امروز ندارند انتقال يابند در مهندسي مجدد اعتقاد بر اين است که مهندسي مجدد را نمي توان با گامهاي کوچک و محتاط به اجرا درآورد. اين قضيه همان قضيه صفر يا يک است، به عبارت ديگر يا تغييري تحقق نيابد و يا در صورت تحقق از ريشه و بنيان حاصل گردد. مهندسي مجدد به اين معنا نيست که آنچه را که از پيش وجود دارد ترميم کنيم يا تغييراتي اضافي بدهيم و ساختارهي اصلي را دست نخورده باقي بگذاريم، مهندسي مجدد يعني از نقطه صفر شروع کردن، يعني به کنار نهادن روشهاي قديمي و افکندن نگاهي نو به کار.

    مهندسي مجدد در پي اصلاحات جزيي و وصله کاري وضعيت موجود و يا دگرگوني هاي گسترشي که ساختار و معماري اصلي سازمان را دست نخورده باقي مي گذارد، نخواهد بود. مهندسي مجدد در پي آن نيست که نظام موجود را بهبود بخشيده و نتيجه کار را بهتر کند. مهندسي مجدد به معني ترک کردن روشهاي ديرپا و کهنه و دستيابي به روشهاي تازه ي است که بري توليد کالاها و خدمات شرکت و انتقال ارزش به مشتري لازم هستند. شرکتها بايد از خود بپرسند اگر با آگاهيهاي گسترده امروزي و در اختيار داشتن فناوريهاي نوين مي خواستيم شرکتي بر پا کنيم، آنرا چگونه مي ساختيم.

    مهندسي مجدد را با نامهاي متفاوتي مي توان شناخت، نامهايي از قبيل طراحي مجدد فرايندهي اصلي (کالپان و مورداک)، نوآوري فرايندي (داونپورت)، طراحي مجدد فرايندهي کسب و کار (داونپورت و شورت، ابلنسکي)، مهندسي مجدد سازمان (لوونتال، هامر و چمپي)، طراحي مجدد ريشه ي (جوهاتسون) و معماري مجدد سازمان (تالوار) همگي از نامهايي هستند که مقوله مهندسي مجدد را معرفي کرده اند.

    پس چنانچه از ما خواسته شود تعريف کوتاهي از مهندسي مجدد به عمل آوريم پاسخ مي دهيم:

    همه چيز را از نو آغاز کردن.

     تاريخچه مهندسي مجدد به چه زماني باز مي گردد؟                                                     

    پيش زمينه مهندسي مجدد طرح مطالعاتي مديريت در دهه نود دانشگاه انستيوي تکنولوژي ماسا چوست (MIT  ) بوده است. مايکل همر نخستين نظريه پردازي است که مفهوم مهندسي مجدد را مطرح کرد. او با مقاله اتوماسيون کارساز نيست، فعاليتهاي زايد را حذف کنيد، در مجله Harvard Business Review در سال 1991 مهندسي مجدد را به جهان دانش مديريت معرفي کرد. سپس کتاب مهندسي مجدد، منشور انقلاب سازماني را با کمک جميز چمپي در سال 1993 نوشت و مهندسي مجدد را در قالب يک تئوري تشريح کرد.

    مهندسي مجدد مشهورترين و جنجال برانگيزترين نظريه مديريتي در طول سالهي اخير بوده است. مهندسي مجدد، اصل مشهور و چند صد ساله تقسيم کار آدام اسميت را به آساني نقض نمود. مباحث بسياري پيش از سال نقض نمود. مباحث بسياري پيش از سال 1991 در خصوص بازسازي سازمان و مديريت تغيير، کايزن، مديريت کيفيت فراگير، نوآوري و ...... که مديران و نظريه پردازان مديريت را به خود مشغول کرده بود. اما آنچه که مهندسي مجدد را از ساير متدهاي مديريتي پيش از خود متمايز ساخت و آنرا به عنوان يک تئوري انقلابي در سازمانها و مباحث مديريتي مطرح کرد شيوه بديع مهندسي مجدد بود که بر اساس بررسي و اصلاح فرايند طرح ريزي مي شد.

     ويژگيها و مزايي مهندسي مجدد کدامند؟

    در تعريف مهندسي مجدد از اهميت کار کردي آن و نقش رو به گسترش مهندسي مجدد در دنيي امروز سخن گفتيم. در اين گام چند نمونه از مزايا و ويژگيهاي مهندسي مجدد را بر مي شمريم:

    1-     يکپارچگي مشاغل: اساسي ترين وجه مشترکي که در اثر مهندسي مجدد پيدا مي شود حذف خط مونتاژ است. بسياري از مشاغل و وظايف مشخص گذشته در هم ادغام و يکي مي شوند. در همه سازمانهايي که به مهندسي مجدد دست مي زنند وظايف جداگانه خدمت به مشتري، در يک پست گرد آمده و مسئول مشخصي در آن مشغول به کار مي شود.

    2-    کارمند محوري: شرکت هايي که مهندسي مجدد را بکار بسته اند فرايندهاي کار را نه تنها به صورت افقي بلکه به صورت عمودي به يکديگر فشرده اند. کارکنان شرکت، ديگر نياز ندارند تا مانند گذشته بري کسب تکليف همواره به سوي بالاي هرم مديريت بنگرند. اينک فرايند کار در دستيابي به تاخير کمتر، هزينه کمتر، پاسخ گويي بهتر و سريعتر به مشتري و تواناتر شدن کارکنان در انجام مسئوليتهاشان خلاصه مي شود.

    3-    جريان طبيعي فرايندها: مهندسي مجدد سبب مي شود تا روند طبيعي پيشرفت کار، جايگزين دستورهي ساختگي و از پيش نهاده، شود. اين امر موجب مي گردد که چندين مرحله همزمان با هم پيش روند. همچنين زمان هي تلف شده ميان پايان يک مرحله و آغاز مرحله بعد حذف مي گردد.

    4-    ارجاع منطقي امور: ويژگي مهندسي مجدد عبور کار از مرزهاي سازماني است، در سازمانهاي سنتي، انجام کار بر عهده متخصصان سازمان است اما در مهندسي مجدد ارتباط بين فرايند و سازمانها کاملاً دگرگون مي شود.

    5-    کاهش بازرسي و کنترل: مهندسي مجدد به جاي کنترل دقيق کارهي در حال اجرا به بازرسي نهايي پرداخته و موارد جزئي را ناديده مي گيرد. اين نظام بازرسي و کنترل بيش از پيش گيري از تخلفات، با کاستن شگفت آور هزينه، به هدف نهايي کنترل کمک مي نمايد

    6-    کاهش موارد اختلاف: يکي ديگر از امتيازهي مهندسي مجدد، کاستن از موارد حل اختلاف است. در اين فرايند، تماسها و دريافت اسناد گوناگون از بيرون به کمترين اندازه مي رسد و در نتيجه امکان ايجاد اختلاف و برخورد کمتر مي شود.

    7-    امکان ايجاد تمرکز و تمرکز زدايي: شرکت هايي که به مهندسي مجدد سازمان دست زده اند، توان ترکيب و بهره گيري از امتيازهي تمرکز و عدم تمرکز بصورت همزمان در يک فرايند را يافته اند. فناوري اطلاعات به شرکت ها اين امکان را داده است تا واحدهي مختلف، همانند سازمان کاملاً مستقل عمل نمايند. در حالي که در هماان حال، داشتن پايگاه کامپيوتري که حاوي همه اطلاعات موجود در شرکت است مزاياي سازمانهي متمرکز را نيز بري سازمان به ارمغان مي آورد.

    انواع تغييرات ناشي از پياده سازي مهندسي مجدد کدامند؟                                                    

    با اجري مهندسي مجدد در سازمان، تغييراتي ريشه اي، اصولي و چشمگير پديد خواهد آمد. در اين گام به ذکر انواع ممکن براي اين تغييرات مي پردازيم:

    1-     تغييرات واحدهاي کاري از قسمتهي اجرايي به گروهي فرايندي: شرکتهايي که مهندسي مجدد مي کنند، عملا کاري را آدام اسميت سالها پيش به اجزي کوچک تقسيم کرده بود دوباره به يکديگر مي پيوندند، آنان را گروه فرايندي نام مي دهيم. به عبارت ديگر گروه فرايندي واحديست که به طور طبيعي در کنار هم قرار مي گيرند تا يک کار کامل يعني يک فرايند را اجرا کنند.

    2-    تغييرات مشاغل از وظايف ساده به کار چند بعدي: اشخاصي که در گروههاي فرايندي کار مي کنند کارشان را با مشاغلي که به آنها خو گرفته بودند متفاوت مي بينند. مهندسي مجدد کار زايد را حذف مي کند. بيشتر کارهاي مربوط به بازرسي، انتظار، رفع مغايرت، پيگيري و نظارت يعني کارهاي غير مولدي که به خاطر مرزهاي موجود در سازمان و به منظور جبران ناشي از تقسيم فرايند وجود دارد، از طريق مهندسي مجدد حذف مي شود. اين به معني آن است که اشخاص وقت بيشتري را صرف کار واقعي مي کنند. پس از مهندسي مجدد کار رضايت بخش تر مي شود، چرا که کارگران از کار خود به احساس بزرگتري دست مي يابند و آن احساس تکميل و پايان انجام کار است.

    3-    تغييرات مربوط به نقشهاي شخص، از شخص تحت نظارت به شخص صاحب اختيار: شرکتهايي که مهندسي مجدد شده اند کارکناني را که بتوانند از مقررات تبعيت کنند نمي خواهند، آنها کساني را مي خواهند که مقررات متعلق به خودشان را به وجود آوردند.

    4-    تغييرات مربوط به آمادگي بري کار از آموزش به تحصيلات رسمي: اگر کار در فرايند مهندسي مجدد شده ايجاب نمايد که افراد از مقررات تبعيت نکنند، آن وقت کارکنان نياز به تحصيلات کافي دارند تا اينکه بتوانند تشخيص دهند کار درست چيست. آموزش، مهارتها و شايستگي ها را افزايش مي دهد و به کارکنان چگونگي يک کار را مي آموزد، تحصيلات بصيرت و درک آنان را بالا مي برد و چرايي کار را تعليم مي دهد.

    5-    تغييرات معيارهاي عملکرد و پرداخت دستمزد از فعاليت به نتيجه فعاليت: پرداخت به کارکنان بر اساس سمت يا تجربه در سازمان مغاير با اصول مهندسي مجدد است. پرداخت مي بايد با توجه به نتيجه فعاليت باشد.

    6-    تغييرات ملاک ترفيع از عملکرد به توانايي: تصور متعارف اين است که اگر عنصري شيميدان خوبي به شمار مي رود، براي شميدانها مدير خوبي نيز خواهد بود. اينگونه تصورات اغلب اشتباه از آب در مي آيند و مي توانند مديري نالايق را نصيب شرکت نمايند.

    7-    تغييرات در مديران، از سرپرست به مربي: گروه هاي فرايندي که شامل يک يا چند نفر هستند نيازي به رييس ندارند. آنان به مربي نياز دارند. گروهها از مربيان خويش خواهان اندرز هستند. مربيان به گروهها کمک مي کنند تا مسائل را حل کنند.

    8-    تغييرات ساختار سازماني از سلسله مراتبي به مسطح: در شرکتهايي که مهندسي مجدد کرده اند ساختار سازماني آنچنان موضوع مهمي نيست. کار در اطراف فرايندها و گروههايي سازمان مي يابد که آنرا انجام مي دهند. کارکنان با هر کسي که نياز داشته باشند ارتباط برقرار مي کنند. کنترل به افرادي واگذار مي شود که فرايند را اجرا مي نمايند.

    رويکرد سازمانها به مهندسي مجدد از چه عواملي سرچشمه  مي

    گيرد؟                                                          

    امروزه مهندسي مجدد به يکي از داغترين بحثهاي مديريتي تبديل شده است. کارشناسان مهندسي مجدد را به عنوان کشتي نجات براي سازمانهاي در حال نابودي و غرق شدن مي دانند، اما به راستي چرا مهندسي مجدد؟ علل روي آوردن سازمانها به مهندسي مجدد مي تواند وابسته به عوامل خارجي يا عوامل داخلي سازمان باشد. با ايجاد بهبود در فرايندها مي توان در کوتاه مدت سازمان را نجات داده و جايگاه نسبتاً قابل قبولي بري سازمان ايجاد کرد اما چنانچه سازمان براي بلند مدت خود اهدافي دارد مي بايست جايگاه خود را به کلاس جهاني برساند و اين امر جز از طريق مهندسي مجدد فرايندها حاصل نخواهد شد. در اين گام به بررسي عوامل خارجي و داخلي يا پشتوانه هاي موثر در روي آوردن سازمانها به مهندسي مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان مي پردازيم:

    الف)عوامل خارجي:

    با مشاهده سطح رقابت افزيشي در بازار هاي جهاني نياز به نو آوري در سازمان بيشتر ملموس مي شود تا سازمان بتواند خدمات يا محصولات با استانداردهاي جهاني و قابل رقابت توليد کند.بنابراين،افزيش دانش و همچنين هماهنگي بين فرايند هاي سازمان از بزرگترين چالشهاي سازمانهاي امروزي به شمار مي رود.مهندسي مجدد مي تواند به عنوان ابزاري به عنوان بهبود شگرف در عملکرد بکار رود.رشد فناوري اطلاعات نيز به عنوان يکي ديگر از عوامل انتخاب مهندسي مجدد سازمان ها به حساب مي يد.

    اهميت فناوري اطلاعات امروزه به گونه ي است که تقريبا هر وظيفه ي در سازمان به نحوي با آن سر و کار خواهد داشت.رشد روز افزون فناوري اطلاعات به گونه است که مي تواند به عنوان عامل تسهيل کننده جهت توسعه شکل جديد سازمان و معماري آن باشد.تغييرات سريع فناوري اطلاعات سازمان ها را وادار مي کند تا بروز باشند و ارتباطات را سريع تر و مطلوب تر به انجام رسانند.شريط متغيير و غير قابل پيش بيني در محيط بازار و زندگي اجتماعي و امور فني و سازماني،تغييرات اقتصادي،مقررات و قواعد جديد از ديگر عوامل انتخاب مهندسي مجدد توسط سازمان ها هستند.به طور خلاصه عوامل يا پيشرانه هاي خارجي انتخاب مهندسي مجدد عبارت اند از:

    1.افزيش سطح رقابت در بازار هاي جهاني

    2.تغييرات نياز مشتريان

    3.افزيش سطح انتظارات مشتريان

    4.پيشرفت هاي حاصل شده در فناوري اطلاعات

    5.محيط متغيير و نا مطمئن امروزي.

    ب)عوامل داخلي:

    عوامل داخلي نيز مي توانند از علت هاي انتخاب مهندسي مجدد بري سازمان ها به شمار روند.تغيير در استراتژي هاي سازمان مي تواند به عنوان عاملي جهت تحريک سازمان ها در انتخاب مهندسي مجدد بري ادامه ميسر باشد.تغييرات در ساختار سازماني نيز ممکن است ضرورت يجاد تغييرات در فر يند ها را ملموس تر سازد.يک مثال ديگر از عوامل داخلي مي تواند ضرورت ساده سازي امور به شمار رود.ساده سازي مي تواند در مواردي چون سطوح عملکرد بهتر،زير ذره بين بردن موارد عدم کاريي و کاهش پيچيدگي کاربرد داشته باشد.تغييرات مورد نظر در فريند ها ، روش ها، مهارت ها و رفتار ها نيز مي تواند به عنوان عوامل داخلي در انتخاب مهندسي مجدد به شمار رود. به طور خلاصه عوامل يا پيشرانه هاي داخلي مهندسي مجدد عبارت اند از:

    1.تغيير در استراتژي هاي سازمان

    2.تغيير ساختار سازماني

    3.ضرورت ساده سازي

    4.تغيير در فر يند ها ، روش ها،مهارت ها و رفتار ها.

    تفاوت طراحي مجدد و مهندسي مجدد در چيست؟

    واژه هاي طراحي مجدد(Redesign) و مهندسي مجدد (Reengileering) گاهي اوقات بجاي يکديگر بکار مي رود؛اگر چه نتايج مورد نظر اين دو ظاهرا يکسان به نظر مي رسند اما ين دو واژه تفاوت زيادي با يکديگر دارند؛فريند طراحي مجدد روش سيستماتيک است که در صدد تسهيل و ساده کردن فرايند هاي فعلي شرکت است در حالي که مهندسي مجدد فريند هاي جديدي ايجاد مي نمايد و باعث تغييرات ريشه ي و نو آورانه در شيوه ي کسب و کار مي گردد.کارشناسان معتقدند که طراحي مجدد فريند هنگامي اتفاق افتاده است که تقريبا 10 الي 20 درصد جريان کار تغيير يابد و مهندسي مجدد هنگامي اتفاق افتاده است که 70 الي 100 درصد فريند هاي کار تغيير يافته باشد.

    تفاوت ميان طراحي مجدد و مهندسي مجدد

    مهندسي مجدد فريند طراحي مجدد فريند تغيير ناگهاني و ريشه ي پيشرفت هاي تدريجي کار به صورت بنيادي مجددا ساختار مي يابد ممکن است شامل اصلاح کار گردد:

    قوانين را مي شکند

    قوانين را اصلاح ميکند

    فريند جديد يجاد مي شود

    فريند فعلي را تسهيل ميکند

    عمدتا به تکنولوژي وابسته است

    ممکن است به تکنولوژي وابسته باشد

    نوعا مزياي آن زياد است نوعا مزياي آن کم است

    درصد ريسک آن بالاست

    درصد ريسک آن کم يا متوسط است

    کاهش هزينه ها در آن زياد است

    کاهش هزينه ها در آن کم يا متوسط است

    نقش فناوری اطلاعات در مهندسی مجدد                                             

    شرکتي که نتواند ديدگاه خود را در مورد تکنولوژي دگرگون کند توان دست زدن به مهندسي مجدد کسب و کار خود را نيز نخواهد داشت،وضع شرکت هايي هم که تکنولوژي اطلاعات را برابر با خود کار کردن دانسته و يا نخست در پي شناخت مشکل و سپس يافتن تکنولوژي لازم بري حل آن هستند نيز چنين است.بهره گيري از فناوري اطلاعات به عنوان دستيار و آسان کننده کار يکي از نياز هاي اساسي مهندسي مجدد است.تفکر عيني يعني تعريف مسئله و سپس يافتن يک يا چند راه حل، بري بيشتر مديران ارشد آسان است ولي بکار گيريفناوري اطلاعات در روند مهندسي مجدد، نيازمند تفکر استنتاجي است؛بدين معنی که نخست يک مدير عامل نيرو مند و سازنده را پيدا کنيم و سپس به جست و جوي مسئله هايي بپردازيم که عامل زياد شده توانيي حل آنها را دارد.اشتباه بزرگ بيشتر شرکت ها اين است که فناوري را با ديد فريند موجود خود مي نگرد.آنها از خود مي پرسند:چگونه مي توانيم از توانايي يک تکنولوژي تازه بري پيشبرد،بالا بردند و بهتر کردن آنچه اکنون انجام مي دهيم استفاده کنيم؟

    در حالي که بايد چنين پرسشي را طرح نمايند که چگونه مي توانيم فناوري را بکار گيريم تا آنچه را اکنون در توانمان نيست انجام دهيم؟مهندسي مجدد در پي نو آوري هاست؛اين فرايند مي خواهد با دستيابي به آخرين يافته هاي تکنولوژي به هدف هاي کاملا تازه ي برسد.يکي از دشوار ترين بخش هاي مهندسي مجدد ،تشخيص توانيي هاي نو و بي سابقه تکنولوژي به جاي بهره گيري از توانايي هاي شناخته شده است.خريداري تکنولوژي موجود کاري چندان برجسته نيست بلکه بايد جنبه هاي نهفته و خلاقيت هاي تازه را کشف و استفاده کرد.پايگاه هاي اطلاعاتي نوين،امکان دسترسي به آگاهيهايي را که در گذشته ويژه مديريت بود بري همه کارکنان فراهم کرده است؛دسترسي به اطلاعت همراه با ابزار تجزيه و تحليل و نمونه سازي که کار با آنها بسيار آسان طراحي شده است.توانايي هاي گسترده ي براي تصميم گيري به کارکنان مي رساند.در مهندسي مجدد بايد دانست که تکيه بر تکنولوژي به تنها يي کافي نبوده و لازم است تا از دانسته ها بسوي ناشناخته ها شتافت.

[ محمد خليل زاده ] - دانشجوي دكتري تحقيق در عمليات،دانشگاه برونل لندن و دانشجوي دكتري مهندسي صنايع، دانشكده مهندسي صنايع، دانشگاه صنعتي شريف
[ امين ملايري ] - دانشجوي كارشناسي مهندسي صنايع ، دانشگاه صنعتي شريف، دانشكده فني مهندسي گلپايگان